1. Introducción
En Lefoni, nuestra prioridad es proteger la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información que nos es confiada por nuestros clientes y por los usuarios que interactúan con los servicios que administramos.
La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, protegemos y tratamos los datos personales e información a los que accedemos durante la prestación de nuestros servicios de atención telefónica, secretariado virtual, asistencia administrativa, atención de clientes, gestión de comunicaciones y soporte empresarial.
Al utilizar nuestros servicios o interactuar con nuestros canales de atención, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.
2. Información que Recopilamos
Durante la prestación de nuestros servicios, podemos recopilar o tener acceso a información que incluya, entre otros:
- Nombre y apellidos.
- Número de teléfono.
- Dirección de correo electrónico.
- Dirección física.
- Datos de contacto.
- Información comercial o profesional.
- Datos contenidos en formularios web.
- Registros de llamadas.
- Grabaciones telefónicas cuando corresponda.
- Conversaciones por correo electrónico.
- Mensajes enviados mediante WhatsApp o WhatsApp Business.
- Conversaciones mantenidas mediante chat web.
- Información contenida en sistemas CRM.
- Datos proporcionados por nuestros clientes para la gestión de sus operaciones.
- Cualquier otra información necesaria para la correcta prestación de los servicios contratados.
3. Finalidad del Tratamiento de los Datos
La información recopilada podrá ser utilizada para:
- Atender consultas, solicitudes y requerimientos.
- Gestionar comunicaciones con clientes, usuarios o prospectos.
- Brindar servicios de secretariado virtual.
- Administrar agendas, reservas y coordinaciones.
- Gestionar atención telefónica y recepción de llamadas.
- Gestionar atención por WhatsApp, correo electrónico y chat.
- Realizar seguimiento comercial y servicio postventa.
- Actualizar, organizar y depurar bases de datos.
- Gestionar registros de clientes, pacientes, usuarios o contactos.
- Operar plataformas CRM y sistemas de gestión empresarial.
- Monitorear la calidad de los servicios prestados.
- Resolver incidencias y solicitudes de soporte.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales.
4. Servicios de Secretariado Virtual y Atención de Clientes
Lefoni presta servicios de apoyo administrativo y atención de clientes para empresas, profesionales independientes, estudios jurídicos, centros médicos, clínicas, instituciones educacionales, inmobiliarias, comercios y otras organizaciones.
En el desarrollo de estas funciones, podremos acceder a información proporcionada por nuestros clientes, incluyendo:
- Bases de datos de clientes.
- Bases de datos de prospectos.
- Registros de pacientes.
- Registros de alumnos o usuarios.
- Historiales de atención.
- Información administrativa y comercial.
- Documentación asociada a la prestación de servicios.
Asimismo, podremos administrar y responder comunicaciones realizadas a través de:
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- WhatsApp y WhatsApp Business.
- Chats web.
- Redes sociales.
- Sistemas CRM.
- Plataformas de atención al cliente.
- Sistemas de tickets y soporte.
Toda información gestionada por Lefoni será tratada exclusivamente para cumplir las instrucciones y finalidades definidas por nuestros clientes.
5. Tratamiento de Conversaciones y Comunicaciones
Las conversaciones, mensajes, correos electrónicos, chats, registros de llamadas, mensajes de WhatsApp y cualquier otra comunicación administrada por Lefoni podrán ser almacenados, procesados y utilizados únicamente para:
- Dar continuidad a la atención.
- Resolver consultas o requerimientos.
- Mantener registros operacionales.
- Cumplir obligaciones legales o contractuales.
- Mejorar la calidad de los servicios.
Lefoni no utilizará dichas comunicaciones para fines propios, publicitarios o comerciales distintos a los expresamente autorizados por el cliente o exigidos por la legislación vigente.
6. Confidencialidad de la Información
Todo el personal, colaboradores, contratistas y proveedores que participen en la prestación de servicios están sujetos a obligaciones de confidencialidad.
La información proporcionada por nuestros clientes y los usuarios de éstos será considerada confidencial y no podrá ser divulgada, utilizada o compartida fuera de los fines necesarios para la prestación de los servicios contratados.
7. Seguridad de la Información
Lefoni implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información contra:
- Acceso no autorizado.
- Divulgación indebida.
- Alteración.
- Pérdida accidental.
- Destrucción.
- Uso indebido.
Estas medidas incluyen controles de acceso, gestión de credenciales, políticas internas de seguridad, capacitación del personal y mecanismos de protección de los sistemas utilizados.
8. Uso de Plataformas y Servicios de Terceros
Para la prestación de nuestros servicios podemos utilizar plataformas tecnológicas de terceros, tales como:
- Servicios de correo electrónico.
- Sistemas CRM.
- Plataformas de mensajería.
- Servicios de almacenamiento en la nube.
- Plataformas de telefonía.
- Herramientas de gestión empresarial.
- Servicios de inteligencia artificial y automatización.
Cuando corresponda, procuraremos trabajar con proveedores que mantengan estándares adecuados de seguridad y protección de datos.
9. Compartición de Información
Lefoni no vende, arrienda ni comercializa información personal.
La información solo podrá ser compartida en los siguientes casos:
- Cuando exista autorización expresa del titular o del cliente.
- Cuando sea necesario para la prestación del servicio contratado.
- Cuando sea requerida por autoridades competentes.
- Cuando exista una obligación legal o regulatoria.
10. Conservación de los Datos
La información será conservada únicamente durante el tiempo necesario para:
- Cumplir las finalidades para las cuales fue recopilada.
- Mantener registros operacionales.
- Cumplir obligaciones contractuales.
- Cumplir obligaciones legales.
Una vez cumplidos dichos fines, la información podrá ser eliminada, anonimizada o devuelta al cliente según corresponda.
11. Derechos de los Titulares de los Datos
Los titulares de los datos podrán ejercer los derechos que les otorgue la legislación aplicable, incluyendo:
- Derecho de acceso.
- Derecho de rectificación.
- Derecho de actualización.
- Derecho de eliminación.
- Derecho de oposición.
- Derecho de limitación del tratamiento.
- Derecho de portabilidad cuando corresponda.
Las solicitudes deberán ser enviadas a través de los canales de contacto indicados en esta política.
12. Responsabilidad sobre los Datos de Clientes
Cuando Lefoni procese información proporcionada por empresas u organizaciones clientes, actuará como encargado del tratamiento de dichos datos y realizará las actividades de procesamiento únicamente conforme a las instrucciones entregadas por el cliente.
La responsabilidad respecto de la legitimidad de la recopilación de dichos datos y de las autorizaciones correspondientes recaerá en el cliente que los proporciona.
13. Modificaciones a esta Política
Nos reservamos el derecho de modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, tecnológicos o operacionales.
Toda modificación entrará en vigor desde su publicación en nuestros canales oficiales.
14. Contacto
Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o para ejercer los derechos asociados a los datos personales, puede contactarnos a través de:
Correo electrónico: soporte@lefoni.com
Agradecemos la confianza depositada en Lefoni. Nos comprometemos a tratar la información de manera responsable, confidencial y segura, velando por el cumplimiento de las normas de protección de datos aplicables y por la protección de los intereses de nuestros clientes y usuarios.
